وفي سياق متصل، أشار الكتاب إلى أهمية استخدام البريد الإلكتروني الرسمي للتواصل داخل ديوان الخدمة المدنية وعدم استخدام البريد الشخصي لضمان سرية المعلومات وحمايتها من الوصول غير المرغوب فيه. وأوضحت الكتاب أن أي اتصالات رسمية أو معلومات حساسة يجب إرسالها عبر البريد الإلكتروني الرسمي للتأكد من وصولها إلى الشخص المناسب دون تسريبها.
وفيما يتعلق بالنظم المتكاملة، أكدت الكتاب على أهمية استخدامها والتدريب المناسب للموظفين لضمان فعالية العمل وتحسين الأداء. وشددت على ضرورة تحديث النظم الخاصة بشؤون الموظفين باستمرار لمواكبة التطورات الحديثة وتحقيق أهداف الديوان بكفاءة وفاعلية.
كما أشارت الكتاب إلى أهمية التحقق من صحة البيانات والمعلومات التي يتم تداولها داخل الديوان لضمان دقتها وعدم تسببها في أية مشاكل أو تبعات سلبية. وأكدت على ضرورة الحفاظ على سرية المعلومات وعدم مشاركتها مع أي شخص غير مخول لها لضمان أمان وسلامة البيانات.
وفي هذا السياق، تمنت الكتاب من جميع موظفي الديوان توخي الدقة والحرص في التعامل مع البيانات والمعلومات والامتناع عن استخدامها في أغراض غير مشروعة أو غير قانونية. وشددت على أنه في حال اكتشاف أي تجاوزات أو مخالفات في استخدام البيانات، سيتم اتخاذ الإجراءات اللازمة وفق القوانين والتشريعات السارية.
وختمت الكتاب بتوجيهات عامة لتعزيز ثقافة الاحترام لخصوصية الأفراد وحماية بياناتهم الشخصية، ودعت جميع الموظفين إلى الالتزام بالقواعد والأنظمة المعمول بها في الديوان لضمان سير العمل بسلاسة وفاعلية وبما يحقق الأهداف المرجوة. وأبدت استعدادها لتقديم الدعم اللازم والإرشادات اللازمة لتحقيق هذه الأهداف ورفع مستوى الوعي بأهمية حماية البيانات والمعلومات.
